Zombie Apocalypse : Atelier de rétrospective pour la gestion d’entreprise

Retour d’expérience récolté par Julie CODINA

À la suite d’une année mouvementée riche en évolution et défis, nous avions besoin au sein d’Exo-Dev d’entreprendre un bilan des moyens, outils et stratégies mis en place. Pour mieux appréhender notre futur, nous souhaitions construire sur nos expériences passées.

Dans cet article, nous partageons les temps forts de cet atelier ainsi que la méthodologie employée, basés sur la réflexion individuelle, la créativité collective et le renforcement des équipes.

Photo de Jose Rueda sur Unsplash

Objectifs de l’atelier de rétrospective à l’échelle de l’entreprise

À travers une série d’ateliers et de discussions, nous avons cherché à atteindre plusieurs objectifs clés, tous orientés vers le renforcement de notre équipe et l’amélioration continue de notre façon de travailler ensemble. Cette rétrospective a pour but de :

• Faire un bilan général : Identifier les points forts et faibles autour de 3 grandes thématiques, en mettant en lumière ce qui a fonctionné et ce qui n’a pas fonctionné.
  
• Donner la parole : Permettre aux participant.es de s’exprimer librement sur les problèmes rencontrés et les idées pour les résoudre.

• Renforcer la cohésion d’équipe : Renforcer le collectif en commençant par l’individu pour terminer par vers des décisions et arbitrage d’équipe. 

• Trouver des solutions collectives : Favoriser la recherche collective de solutions et leur application en impliquant les parties prenantes. 

Comment fonctionne l’atelier ?

Fiche technique

Thème général : Zombie apocalypse !
Vous pouvez très bien appliquer une autre thématique si vous n’êtes pas à l’aise avec le thème.

Nombre de participants : De 4 à 8 participants (découpez un plusieurs groupes au delà)

Durée : 1h30 à 2h

Typologie de groupe : Équipe qui se connait bien, avec des compétences variées qui collaborent sur des temporalités variées dans le cadre d’un ou plusieurs projets.

Pitch : Retour sur les dernières expéditions de recherche de nourriture pour préparer les prochaines !

Installation :
– Espace de travail : Pièce avec une table sans chaise autour. L’atelier se passe debout autour de la table. Les participant.es doivent pouvoir circuler autour de la table. Des chaises sont à disposition pour les personnes à mobilité réduite. 

– Matériel nécessaire :

• 📌 Post-it de différentes formes et couleurs pour chaque participant.es (post-it classique, rectangulaire, rond…)
• 📃 Grande feuille de papier ou tableau blanc posé sur la table
• 🖊️ Des stylos pour tous les participant.es
• 🃏 Cartes avec différents zombies pour identifier les thématiques (nous avons utilisé un jeu de carte : Zombies vs Cheerleaders)
• Carte vote : une face avec un décor ensanglanté et une face avec un décor normal (disponible au sein du jeu de carte)

Discours d’introduction

Bienvenue, valeureux survivants, à la préparation des prochaines expéditions de recherche de vivres ! Dans cet univers envahi par les zombies, nous, les derniers remparts de l’humanité, sommes confrontés à des épreuves inimaginables pour notre survie. Aujourd’hui, nous nous penchons sur nos dernières expéditions, pour préparer les prochaines missions.

L’objectif de cette rétrospective est de revivre les hauts et les bas de nos périples, d’identifier les zombies qui se sont dressés sur notre chemin, de répertorier les outils et les stratégies qui ont ou n’ont pas fonctionné, de tirer des leçons de cette expérience et de proposer des solutions pour améliorer nos futures missions. Pour mener à bien cette quête, nous diviserons nos réflexions en quatre grandes thématiques :

• L’organisation des étapes des expéditions
• Le bien-être au sein de notre communauté
• La communication et la gestion globale de notre survie

Préparez vous, braves compagnons, à plonger dans les méandres de notre histoire, car c’est dans nos épreuves passées que se trouvent les clés de notre triomphe futur. Que la bataille pour notre survie commence !

Définition des thématiques

L’atelier est construit autour de 3 thématiques qui sont présentes à chaque étape de cette rétrospective. Les participant.es vont se questionner sur :

• L’organisation des étapes des expéditions : Cette partie est le cœur de vos processus métiers. Plus les participants auront des rôles variés au sein de votre entreprise et plus vous mettrez en lumière l’ensemble de vos méthodes de productions. (ex : recherche client, maintenance des produits, conception des produits, production des produits…)

• Bien-être au sein de notre communauté : Cette thématique interroge sur les éléments permettant d’améliorer le quotidien des collaborateurs (ex : espace de travail, activités, ambiance, télétravail, temps de travail…).

• Communication et gestion globale de notre survie : Ce sujet interroge à la fois les moyens de communication déployés au sein de votre entreprise, ainsi que ceux utilisés à l’extérieur. Nous l’avons lié à la gestion d’entreprise. Ces deux thématiques nous sont apparues intrinsèquement liées pour la recherche de solution.  (ex : communication avec les membres des équipes, avec la direction, les services RH, stratégie d’évolution sur le long, moyens et court terme de l’entreprise, gestion du personnel, négociation salariale…)

Photo de cottonbro studio

Déroulement et principe de l’atelier

Cette activité est composée de 4 étapes qui sont liées les unes aux autres. L’ordre des ateliers est pensé pour permettre aux participant.es de construire au fur et à mesure à partir des étapes précédentes. À la fin, les joueur.euses ont une vision globale sur les différents éléments constituant votre entreprise.

Quelques consignes générales sont données au début de l’activité pour pimenter le côté ludique. Vous pouvez très bien ne pas l’appliquer si vous pensez que vos participant.es ne sont pas à l’aise avec.

Consignes d’écriture : Pour chaque étape de l’atelier, écrire les post-it en fonction du thème ici, les Zombies
ex : Notre service de gestion des erreurs, c’est fait contaminer au cours du projet XXX et a dû être remplacé. 

Étape 1 : Zombistaire, identifions les zombies pacifistes et dangereux !

Objectif :
Le jeu vise à identifier les zombies pour chaque thématique. Les Zombies peuvent être des problèmes rencontrés ou de solutions qui ont fonctionné.

Temps : 15 min coupés en 10 min de brainstorming et 5 minutes de regroupement d’idées

Déroulement : Atelier de type seul ensemble.

• Chaque joueur reçoit une pile de post-it et un marqueur. Sur la table, une feuille ou un tableau est posé. Ce dernier est divisé en trois sections correspondant aux trois thématiques.
• Au signal, chaque joueur commence par écrire un problème rencontré ou ce qui a bien fonctionné sur un post-it carré, en fonction de la thématique situer en face de lui/elle.
• Iel indique sur son post-it si l’élément mis en avant est problématique, neutre ou positif en mettant un symbole +, -/+ et -.
• Le participant.e colle son post-it dans la colonne de la thématique concernée.
• Toutes les minutes, un signal sonore indique le changement de thématique. Les joueurs se déplacent autour de la table pour passer à la thématique suivante.
• Au bout de 10 min, les participant.es passent à l’étape de regroupement des post-it. En 5 min, iels doivent regrouper les post-it traitant d’un sujet similaire.  

Étape 2 : L’armurerie, lister les armes disponibles !

Quelles sont les armes ou stratégies qui ont fonctionné ou n’a pas fonctionné pour survivre face aux zombies rencontrés ?
Temps : 15 min

Déroulement : Atelier deux par deux

• Par groupe de deux, écrivez sur un post-it rectangulaire, les solutions, outils et stratégies existantes pour chaque zombie identifié (même ceux positif ou neutre) lors de l’étape précédente.

ASTUCE : Nous conseillons pour cette étape, de créer des groupes avec des participant.es qui n’ont pas forcément le même domaine d’activité. L’objectif est de faire prendre conscience de la diversité des activités de l’entreprise.

Étape 3 : Quand le plan est parti en cacahuète ?

Qu’est-ce qui s’est passée ? Comment c’est parti en cacahuète ? Quelles leçons avons-nous tirées de nos péripéties ? Pourquoi ça a fonctionné, cette fois-ci ?
Temps : 15 min

Déroulement : Atelier prise de parole

• Chaque participant.e possède une carte à deux facettes
• En énumérant chaque groupe de zombie, dit si vous êtes concernées ou non en retourner la carte côté sang si c’est le cas.
• Expliquer en quoi ça vous a impacté ou en quoi ça vous a aidé.
• Avec l’ensemble du groupe, écrivez sur des post-it ronds les éléments des différents témoignages, qui vous paraissent importants à conserver.

ASTUCE : La présence d’un médiateur pour répartir le temps de parole est important dans cette étape.

Étape 4 : Journal des survivants !

Quelles sont les stratégies, les outils, les bonnes pratiques, les idées qui permettraient de mieux gérer ce zombie ? Qu’est-ce qui est à garder ? Qu’est-ce qui est à améliorer ?

Temps : 15 min

Déroulement : Atelier tous ensemble

• Tous ensemble, essayer de proposer des idées aux zombies identifiés en les écrivant sur les post-it bleus.
• Sélectionner des solutions et proposer un leader qui dirigera la future mission

ASTUCE : Certains éléments identifiés n’ont pas forcément de solution immédiate ou la solution semble pour le moment flou. Ces éléments peuvent être traités par la suite dans un temps dédié à leur résolution. Nous conseillons de ne pas forcer la recherche de solution.

Reprise de l’atelier

À la suite de cet atelier, nous avons repris les différents éléments sous forme de tableau en ligne pour chaque thématique. Nous avons souhaité utiliser FigJam pour son aspect collaboratif, mais vous pouvez également utiliser Miro, Mural ou tout autre Whiteboard en ligne. Pour chaque thématique, nous avons retranscrit l’ensemble des post-it pour chaque étape de l’atelier. Nous avons regroupé dans une même colonne les éléments qui vont ensemble, puis nous les avons liés par une flèche. Nous avons ajouté des stickers personnalisés à chaque chargé de solutions désigné lors de l’atelier (cf. étape 4 : Journal du survivant !).

Retour et critique de l’expérience 

• Un travail de médiation important : Cet atelier repose sur la répartition du temps de parole des participant.es (surtout pour l’étape 3 : Quand le plan est parti en cacahuète !). Il est essentiel de laisser la parole à chacun et de veiller à ce que personne ne monopolise la discussion. Cela nécessite parfois de couper la parole lorsque les interventions deviennent redondantes ou monopolisent excessivement le temps, afin de permettre à d’autres voix d’être entendues. Un travail de médiation est à prévoir pour encadrer cet aspect.

• Un travail de mise en condition : Certaines personnes peuvent être mal à l’aise avec la thématique ou la prise de parole orale. Pour favoriser leur participation et leur engagement, il est important de créer un environnement inclusif où chacun se sent à l’aise pour partager ses idées. Cela peut inclure des exercices de brise-glace ou un travail préalable sur le choix des équipes (Étape 2 : L’armurerie, par exemple) ou la suppression de la consigne d’écriture, permettant ainsi à chacun de contribuer de manière significative.

• Le nombre de participants : Une considération importante pour la réalisation de cet atelier est la gestion de la taille des groupes. Si le nombre de participants est élevé, il peut être nécessaire de diviser le groupe en plusieurs sous-groupes pour faciliter la collaboration et garantir une participation équilibrée. Dans ces conditions, il serait opportun d’organiser des restitutions orales après les sessions de travail permettant à chaque groupe de partager ses idées et de contribuer à la discussion globale.

Sources

Cet atelier a été créé à partir de ce modèle de rétrospective de fin de SCRUM. Il a été adapté pour correspondre aux objectifs fixés d’Exo-Dev :
https://www.neatro.io/fr/blog/idees-retrospective/

Cette rétrospective s’appuie également sur le livre des « Méthodes de design UX » de Carine Lallemand et Guillaume Gronier.